Profesionalno i informativno napisana poruka o odsutnosti može pomoći da vaši kontakti budu svjesni vaše situacije i da sve važne situacije i predmeti budu riješeni u vašoj odsutnosti.
Izbivanje iz ureda zbog bolesti može biti teška situacija, posebno kada je u pitanju komunikacija s kolegama i klijentima.
Profesionalno i informativno napisana poruka o odsutnosti može pomoći da vaši kontakti budu svjesni vaše situacije i da sve važne situacije i predmeti budu riješeni u vašoj odsutnosti, piše točka na i.
Naslov poruke
Naslov poruke koja govori o tome da ćete biti odsutni iz ureda mora biti jasan i sažet. Primatelju iz naslova mora biti jasno o čemu se u poruci radi. To znači da bi naslov trebao sadržavati ključni pojam kao što je “izvan ureda” ili “bolovanje”. Osim toga, naslov treba pružiti primatelju informaciju da nećete biti dostupni neko vrijeme, što znači da biste trebali navesti do kada ćete biti odsutni odnosno kada očekujete da ćete se vratiti na posao. Na primjer, poruku možete nasloviti “Izvan ureda: do 31. kolovoza” ili “Bolovanje: 21. kolovoza – 4. rujna”.
Važno je da naslov bude profesionalan i da iskazuje poštovanje. Kao i kod bilo koje druge e-pošte, ne bi trebao sadržavati tipfelere i gramatičke pogreške, niti neformalan jezik ili emojije. Izbjegnite korištenje potencijalno uvredljivih riječi ili izraza jer to može izazvati zabunu ili čak uvrijediti primatelja poruke.
Općenito, naslov poruke treba biti jednostavan, izravan i profesionalan. Tako ćete osigurati da vaša poruka bude jasna i učinkovita te da prenosi potrebne informacije bez ikakvih nepotrebnih ometanja.
Pisanje profesionalne i jasne poruke
Kada pišete profesionalnu poruku o odsutnosti s posla, važno je da komunikacija bude sažeta i jasna. Prvo se predstavite i navedite svrhu poruke. Na primjer: “Pozdrav, ja sam Ivan Horvat i neću biti u uredu do [datum].”
Zatim objasnite zašto ste odsutni i koliko dugo. Ako imate određen zamjenski kontakt, navedite ime i prezime osobe te njene kontaktne podatke. Ako ste odsutni zbog bolesti, nema potrebe navoditi detalje. Umjesto toga, jednostavno napišite da ste odsutni iz ureda zbog osobnih razloga. Ako ćete tijekom svoje odsutnosti provjeravati e-poštu ili govornu poštu, navedite to u poruci.
Poruku zaključite ljubaznim i profesionalnim potpisom, poput “Hvala Vam i ugodan dan”. Sljedeći ove smjernice osigurat ćete da vaša poruka bude jasna i profesionalna.
Uključite u poruku neophodne detalje
Kada sastavljate poruku koja govor o tome da ste odsutni iz ureda, važno je navesti neophodne detalje kako biste bili sigurni da su vaši kontakti svjesni situacije u kojoj se nalazite i da se s njihovom komunikacijom postupa na primjeren način. To uključuje naznaku do kada ćete biti izvan ureda i kada očekujete povratak u ured, kao i vaše kontaktne podatke koje želite dati. Ako želite, navedite razlog svoje odsutnosti.
Ako ste na dužem bolovanju, moglo bi biti korisno pružiti dodatne informacije ili izvore koji su upoznati s vašim stanjem. Morate sami procijeniti koliko detaljno želite objašnjavati svoje zdravstveno stanje.
Važno je osigurati da vaše kolege i klijenti budu svjesni da niste dostupni i da nećete moći odgovarati na poruke. Ako ste izvan ureda, ali postoji mogućnost kontakta, važno je obavijestiti druge kako vas mogu kontaktirati ako zatrebaju. Razmislite o tome da u poruku o odsutnosti uključite podatke poput zamjenske adrese e-pošte ili telefonskog broja, odnosno kontaktne podatke u hitnim situacijama. Obavezno navedite vremensku zonu u kojoj ćete biti dostupni kako bi vaši kolege znali kada mogu očekivati odgovor.
Zamjenski kontakt
Važno je u poruci navesti informacije o tome kome se i kako vaši kontakti mogu obratiti dok vas nema u uredu. Tako ćete osigurati da se sve važne stvari rješavaju u vašoj odsutnosti.
Određivanje osobe za kontakt ključan je faktor prilikom pisanja dobre poruke o odsutnosti iz ureda. Ta bi osoba trebala biti netko tko može riješiti sve hitne stvari u vašoj odsutnosti i služiti kao kontaktna točka za one koji vas trebaju kontaktirati. Važno je da u svojoj poruci navedete ime, e-mail adresu i/ili broj telefona osobe ili osoba koje će obavljati vaše dužnosti dok ste odsutni. Možete navesti kratak opis njihovih kvalifikacija ili iskustva kako biste svojim kontaktima bolje objasnili s kim će surađivati.
Važno je da zamjenska osoba ii osobe za kontakt budu svjesne svoje uloge u vašoj odsutnosti. Ako je potrebno, možete ih upoznati sa sadržajem svoje poruke o odsutnosti, kako bi se upoznala s onim što ih očekuje.
Na kraju, trebali biste u svojoj poruci dati jasne upute o vrstama upita koje treba poslati određenom zamjenskom kontaktu, ovisno o temi.
Određivanje datuma povratka
Ključno je navesti u poruci datum kada očekujete da biste se trebali vratiti na posao. Time pomažete onima koji vas pokušavaju kontaktirati i može spriječiti frustraciju. Ovisno o prirodi vaše odsutnosti, trebali biste biti što precizniji kada procjenjujete datum povratka.
Važno je navesti realan datum, a uzeti pri tome u obzir mogućnost da bi se vaši planovi mogli promijeniti. Na primjer, da bi se liječenje moglo produžiti.
Ako ste odsutni zbog bolesti, navedite opći vremenski okvir kao što je “Bit ću izvan ureda do kraja tjedna” ili “Trenutno sam na kratkotrajnom bolovanju.” Ako znate točan datum povratka u ured, navedite te podatke.
Ako idete na godišnji odmor, možete navesti točne datume kada ćete biti odsutni i kada ćete ponovno biti dostupni. Na primjer: “Bit ću odsutan od 26. lipnja do 5. srpnja i vratit ću se na posao 6. srpnja.”
Ako niste sigurni kada ćete se vratiti u ured, uvijek možete napisati da ćete biti izvan ureda do daljnjega. To je dobra opcija ako niste sigurni u vremenski okvir.
Općenito, najbolje je navesti datum koji seže otprilike dva tjedna u budućnost. Tako uvijek možete naknadno ažurirati svoju poruku ako se pokaže da vam treba više vremena.
Korisne poveznice
Kada pišete poruku o odsutnosti, važno je navesti korisne poveznice kako bi ljudi mogli lako pristupiti informacijama koje su im potrebne u vašoj odsutnosti. Na primjer, ako ste predstavnik službe za korisnike, možete uključiti poveznicu na stranicu s najčešće postavljanim pitanjima tvrtke. Tako korisnici mogu brzo pronaći odgovore na svoja pitanja bez čekanja na vaš odgovor.
Također, možete uključiti poveznicu na web stranicu vaše tvrtke kako bi korisnici mogli saznati više o proizvodima ili uslugama koje nudite. Ako nudite posebne popuste ili promocije, možete navesti poveznicu na stranicu na kojoj ih kupci mogu iskoristiti.
Možete navesti i poveznicu na račune društvenih medija vaše tvrtke kako bi korisnici mogli biti u tijeku s razvojem ili promjenama vaših usluga. Ovo također daje korisnicima priliku da se povežu s vašom tvrtkom i ostanu uključeni u komunikaciju.
Navođenjem korisnih poveznica u svojoj poruci o odsutnosti iz ureda omogućit ćete da klijenti mogu dobiti potrebne informacije bez čekanja na vaš povratak.
Obavijesti o važnim događajima
Kada sastavljate poruku o odsutnosti, važno je uključiti sve relevantne obavijesti o nadolazećim događajima tijekom vaše odsutnosti. To pomaže osigurati da kolege i klijenti imaju potrebne informacije. Posebno je korisno uključiti sve relevantne rokove ili sastanke koje propuštate.
Na primjer, ako ćete biti odsutni nekoliko dana i imate zakazan timski sastanak s klijentom, trebali biste obavijestiti svoj tim da su oni odgovorni za prisustvovanje sastanku u vašem odsustvu. Dobra je ideja uključiti kontaktne podatke zamjenskih članova vašeg tima ili kolega koje mogu pružiti podršku u slučaju da se u vašoj odsutnosti pojave hitni problemi.
Osim toga, ako imate bilo kakve nadolazeće rokove koje morate ispuniti tijekom vaše odsutnosti, trebali biste obavijestiti sve kolege ili klijente koji su uključeni, kako bi se mogli dogovoriti ili planirati da netko privremeno preuzme projekt dok ste odsutni. Uključivanjem svih potrebnih obavijesti u poruku o odsutnosti možete biti sigurni da će vaši kolege i klijenti biti informirani dok ste odsutni.
Primjeri poruka o odsutnosti iz ureda zbog bolovanja
Evo nekoliko primjera koji vas mogu inspirirati kada sastavljate poruku da ćete biti odsutni iz ureda zbog bolovanja:
Primjer 1
Hvala na Vašem emailu. Trenutno sam izvan ureda zbog bolesti, ali javit ću Vam se što je prije moguće. Ako vam je u međuvremenu potrebna pomoć, kontaktirajte [ime] na [e-pošta] ili [broj telefona]. Hvala vam na razumijevanju i ispričavam se zbog neugodnosti.
Primjer 2
Trenutno sam izvan ureda zbog bolesti, ali ću vam se javiti čim se budem osjećao bolje. U međuvremenu, kontaktirajte [ime] na [e-mail] ili [broj telefona] za pomoć. Hvala vam na strpljenju i razumijevanju.
Primjer 3
Zbog bolesti sam trenutno izvan ureda i ne mogu odgovoriti na vaš e-mail. Ako vam je u međuvremenu potrebna pomoć, kontaktirajte [ime] na [e-pošta] ili [broj telefona]. Ispričavam se zbog mogućih neugodnosti i javit ću vam se čim se budem osjećao bolje. Hvala na razumijevanju.
Izvor: točka na i
