Od definiranja svrhe, preko raspodjele uloga i odgovornosti pa do izrade sažetka svega izrečenog.
Poslovni sastanak važan je za razmjenu ideja između timova, unutar tima ili između poslovnih partnera. Njime potvrđujemo očekivanja i razmjenjujemo ciljeve organizacije. No, organizacija uspješnog poslovnog sastanka nije nimalo laka. Ona zahtjeva pomnu pripremu i uvažavanje različitih potreba.
Zaposlena.hr donosi popis koraka za organiziranje uspješnog poslovnog sastanka:
1. Definirajte svoje ciljeve
Prvi korak u organiziranju poslovnog sastanka je definiranje njegove svrhe. Razmislite je li održavanje poslovnog sastanka potrebno ili biste isti taj cilj mogli postići Zoom pozivom, putem e-maila ili telefonskim razgovorom.
Ako je sastanak neophodan za postizanje vašeg cilja, odredite koje informacije želite razmijeniti tijekom njegova trajanja. Planirajte sastanak kako biste prenijeli informacije, donijeli odluku u komunikaciji s vašim s timom, riješili problem, razvili odnose sa suradnicima ili klijentima ili podijelili ideje. Nakon što odredite cilj poslovnog sastanka, možete početi s njegovim planiranjem.
2. Odlučite tko će prisustvovati sastanku
Koga ćete pozvati na poslovni sastanak može ovisiti o njegovoj svrsi. Ako je njegov cilj razmjena ideja, razmislite o tome da pozovete veću grupu ljudi umjesto da održite manji sastanak.
Sastanci kojima je cilj rješavanje problema i donošenje određenih odluka zahtijevaju manji popis sudionika. Kada definirate konačni popis sudionika sastanka, možete razmotriti tko bi mogao pružiti najbolji uvid u raspravu, na koga bi tema mogla najviše utjecati i kome su potrebne informacije kako bi ispunio svoje odgovornosti.
3. Dodijelite uloge i odgovornosti
Ako je potrebno, dodijelite uloge ili odgovornosti sudionicima sastanka. To im može pomoći da razumiju svoj specifični fokus i doprinose svojim aktivnostima sastanku.
Možda imate više ljudi s istom ulogom koji bi mogli surađivati kako bi ispunili svoje zadatke. Određivanje posebnih odgovornosti može poboljšati učinkovitost sastanka i angažman sudionika.
4. Odaberite mjesto i vrijeme
Ispitajte dostupnost sudionika kada planirate vrijeme poslovnog sastanka. Pokušajte održati sastanak unutar planiranog vremenskog okvira kako biste zadržali pozornost sudionika i povećali njihov angažman.
Odaberite relevantno i prikladno mjesto poslovnog sastanka koje će ići u korist svim sudionicima sastanka. Možete odabrati mjesto ovisno o njegovoj veličini, pristupačnosti, udobnosti i mogućnostima opreme koja će vam možda biti potrebna. Rezervirajte mjesto sastanka unaprijed kako biste bili sigurni da mu možete pristupiti u zakazano vrijeme.
5. Razmotrite različite potrebe
Uzmite u obzir različite potrebe sudionika pri planiranju svakog aspekta sastanka. Razmotrite koliko često vašem timu treba odmor, kako obrađuju i prenose informacije i kako zadržati angažiranost svih koji prisustvuju sastanku. Uključivanje različitih aktivnosti tijekom sastanka može pomoći u rješavanju svih problema i pitanja.
Uzmite u obzir pristupačnost pri odlučivanju lokacije i pripremi materijala. Možete pozvati sudionike da podijele svoje potrebe s vama prije sastanka ako bi to željeli.
6. Pripremite dnevni red sastanka
Napravite unaprijed cijeli dnevni red za svoj sastanak. Razmislite hoćete li to planirati tjedan, dan ili jutro prije. Razmislite o čemu želite razgovarati i odredite kako želite strukturirati sastanak.
Možete pružiti demonstraciju sudionicima sastanka, podijeliti se u male grupe za raspravu, provesti ankete, imati gosta govornika ili koristiti vizualna pomagala za poticanje interesa za teme sastanka. Sastavite sve materijale i opremu koju planirate koristiti u svojoj prezentaciji.
Možete izraditi i pisani nacrt koji će vam pomoći da strukturirate sastanak i zadržite njegov fokus. Odlučite koliko vremena želite posvetiti svakoj temi. Dnevni red može uključivati naslov sastanka, vrijeme, datum, mjesto, stavke rasprave i uloge sudionika.
7. Podijelite materijale unaprijed
Obavijestite sudionike o sastanku tako što ćete im poslati pozivnicu putem e-maila. Razmislite i o slanju važnih materijala unaprijed, poput dnevnog reda i vaših očekivanja.
Te materijale možete poslati nekoliko dana ili tjedan dana prije sastanka, a oni će pomoći sudionicima da budu produktivniji tijekom sastanka.
Slanje materijala prije sastanka također vam može omogućiti da razjasnite nesporazume i predvidite pitanja. Od sudionika možete zatražiti povratne informacije o tome kako poboljšati sastanak ili što uključiti kako biste mogli napraviti manje prilagodbe prije toga.
8. Pošaljite sažetak sastanka
Nakon sastanka pošaljite e-mail svakom sudioniku kako biste saželi informacije koje ste pokrili. To će vam pomoći naglasiti važne točke rasprave i zaključke.
Možete ih koristiti da podsjetite svoj tim na njihove odgovornosti ili zadatke donesene tijekom sastanka. Možete se pozabaviti i time trebate li zakazati dodatne sastanke.
Izvor: zaposlena.hr
