Organizacije koje komuniciraju efikasno imaju četiri i pol puta veću motivaciju zaposlenika
Komunikacija je neizostavni dio radnih procesa. Na radnom mjestu, naime, neizbježno dolazi do različitih formalnih i neformalnih interakcija među zaposlenicima, te je gotovo nemoguće ne komunicirati. No, da bi komunikacija pridonosila boljim međuljudskim odnosima i povećanju motivacije zaposlenika, a kroz to utjecala i na unaprjeđenje poslovanja te kreiranje željenog imidža tvrtke u javnosti, ona mora biti planirana, sustavna i efikasna.
Tvrtke s razvijenim sustavom interne komunikacije, prema rezultatima istraživanja konzultantske tvrtke Watson Wyatt, imaju znatno manju fluktuaciju zaposlenih, izostanci posla manji su za 68 posto, zadovoljstvo kupaca veće je za 69 posto, prodaja za 58 posto, a produktivnost zaposlenika za 51 posto.
Također, nedostatak komunikacije, kako su pokazala brojna istraživanja portala MojPosao, jedan je od najčešćih razloga za nezadovoljstvo zaposlenika poslom i nadređenima.
Što je efikasna komunikaciju
"Organizacije koje komuniciraju efikasno imaju četiri i pol puta veću motivaciju zaposlenika, a zadovoljstvo i motivaciju zaposlenika tvrtke ne bi smjele zanemarivati, jer su upravo oni ti koji tvrtku predstavljaju prema potencijalnim klijentima i zaposlenicima", ističe Kristina Sanković, direktorica za organizacijski razvoj u tvrtki SELECTIO.
Da bi interna komunikacija bila efikasna ona mora biti pravovremena, vjerodostojna, sažeta, razumljiva, nedvosmislena i transparentna. Što se sadržaja komunikacije tiče, važno je da zaposlenici dobro razumiju strategiju i ciljeve organizacije, znaju kako će njihov rad doprinijeti ostvarenju tih ciljeva, te na koji način će se on vrednovati i nagraditi. Također, važno je da dobiju informacije o mogućnostima edukacije i razvoja karijere, kratkoročnim i dugoročnim planovima i ciljevima, te tržišnoj poziciji tvrtke.
"Komunikaciju je važno planirati i osigurati zaposlenicima točne informacije o pitanjima koja ih se tiču i to iz izvora kojem mogu vjerovati. U suprotnom prevladava neformalna komunikacija, koja također ima svoju važnost, jer je u nedostatku formalne jedan od najuobičajenijih načina na koji se informacije i znanja prenose među zaposlenicima. No, tvrtke bi trebale voditi računa da u tom slučaju 'usmena predaja' popunjava praznine", naglašava Sanković.
Poruka, publika, kanali, odgovornost, nagrada
Kod planiranja interne komunikacije treba definirati poruku (Što se želi komunicirati?), publiku (Kome se komunicira?), komunikacijske kanale (Kako će se komunicirati?), odgovornosti (Tko će upravljati komunikacijom?) i na koji način će se vrednovati uspjeh, odnosno je li ispunjen cilj komunikacije.
S razvojem modernih tehnologija, broj i vrsta komunikacijskih kanala je u porastu, no najčešće se koriste e-mail, sastanci, intranet, oglasne ploče, newsletteri, interni časopisi i brošure. Osim njih postoje i mnogi drugi, kao na primjer posteri, memorandumi, video prijenosi, blogovi, prezentacije, sandučići za prijedloge i ankete.
Smetnje u komunikaciji
Poteškoće u komunikaciji mogu se javiti zbog individualnih osobina sudionika, ali i zbog osobina same organizacije. Najčešće greške su komuniciranje informacija nepovezanih sa zaposlenikom, davanje važnih informacija prvo u javnost, a tek potom zaposlenicima, nerazvijenost komunikacijskih vještina, nepovezanost akcija i poruka, davanje informacija menadžmentu bez da se osigurava njihovo prosljeđivanje dalje te nedavanje određenih strateških informacija i samim zaposlenicima.
"Svaka organizacija svojom kulturom utječe na sve pojedince i na način na koji će međusobno komunicirati. Kroz efikasnu komunikaciju sve zainteresirane strane mogu lakše izražavati svoje osobne i profesionalne potrebe, te se mogu izbjeći nesporazumi i konflikti, a nepostojanje kvalitetnog sustava interne komunikacije, tvrtke trebaju osvijestiti te ga kroz sustavno planiranje uvesti ili unaprijediti", zaključuje Kristina Sanković.
Silvija Rotkvić, Direktorica ureda za ljudske resurse, poslovne procese i procedure, PBZ Card d.o.o.
Jedno od obilježja korporativne kulture koju njegujemo je i razvijena interna komunikacija, koja uključuje različite, kako formalne tako i neformalne, komunikacije kanale. O tome svjedoči i priznanje Certifikat poslodavac partner čiji smo dobitnici. Istaknula bih redovite kolegije, sastanke na svim razinama kompanije, zatim dane otvorenih vrata Uprave, kao i polugodišnje sastanke, koje popularno zovemo "town hall meeting", na kojima su prisutni svi zaposlenici, a koji su prigoda da Uprava prezentira ostvarene rezultate te najavi buduće aktivnosti. Organiziramo i teambuildinge kao i godišnje, po potrebi i češće, brainstorminge koji uključuju različite organizacijske razine. Osim ovih komunikacijskih aktivnosti, stalan i uvijek dostupan izvor informacija zaposlenicima su naše intranet stranice, kao i mjesečne novine koje se izdaju na razini cijele PBZ Grupe. Osim ovih, nazovimo ih formalnih, redovito organiziramo i neformalna druženja, kao što su izleti za zaposlenike, božićni domjenci i slično. A nerijetko su se upravo neformalna okruženja, kao što su razne sportske aktivnosti u kojima naši zaposlenici mogu sudjelovati putem našeg Sport & Social Cluba, pokazala kao vrlo dobra i za izmjenu poslovnih informacija.
Areta Čuturaš, Direktorica ureda za podršku, Hrvatska lutrija d.o.o.
Kao dobitnici Certifikata poslodavac partner svjesni smo da je zaposlenicima izuzetno važno sustavno i kontinuirano komunicirati ključne informacije, kao i to da interna komunikacija treba biti dvosmjeran proces između radnika i menadžmenta. Najčešći i najvažniji kanal interne komunikacije u Hrvatskoj Lutriji su sastanci sa rukovoditeljima, a redovite obavijesti, upute i informacije razmjenjuju se putem e-maila, oglasnih ploča i intraneta. Provodimo i istraživanje organizacijske klime i zadovoljstva radnika, dok se proaktivnost i preuzimanje inicijative zaposlenika potiče kroz natječaje za inovacije/unaprjeđenje poslovanja. Zbog dislociranosti velikog broja zaposlenika pokrenuli smo interno glasilo, mjesečnik "Bubamaru", čiji uređivački tim zaposlenicima nastoji prenijeti sve relevantne informacije, obavijesti i zanimljivosti. Dobivene povratne informacije od strane zaposlenika potvrđuju da je glasilo prihvaćeno i čitano, čime je ispunjena njegova temeljna svrha. Dosadašnji uspjesi u razvoju interne komunikacije motiviraju nas na daljnje inicijative u njezinu osnaživanju kao i razvoju kulture organizacije u kojoj zaposleni osjećaju da joj pripadaju.]
