Neke organizacije smatraju da je ocjenjivanje kvalitete rada jedva nešto više od rutinskog popunjavanja formulara. No, ocjenjivanje može biti mogućnost od neprocijenjive vrijednosti za razmjenu gledišta menadžera i člana tima.
U mnogim organizacijama postoji povratna veza između ocjenjivanja i sustava upravljanja kvalitetom rada te plana poduke i razvoja. Sustav upravljanja kvalitetom rada povezuje kvalitetu rada pojedinca sa sveopćim organizacijskim ciljevima. Sustav pruža pomoć menadžeru u:
Uloga ocjenjivanja
Formalni proces ocjenjivanja omogućava menadžeru i članu tima da ocijene njegov rad kao cjelinu. Mogu raspravljati o onome što je bilo dobro, a što nije, i otkriti potrebe za podukom i razvojem. Može poslužiti i drugoj svrsi: dati doprinos pri godišnjem ocjenjivanju visine plaće ili uvid u buduće mogućnosti i stremljenja nekog pojedinca.
Važno je da obje strane shvaćaju o čemu se prije svega razgovara – kvaliteti rada, plaći, potencijalu? Ako zaposlenici ocjenjivanje razumiju kao priliku za pregovore o plaći, neće biti spremni priznati nedostatke. Isto vrijedi i za potencijal: ako pojedinac smatra da će potreba za, recimo, tečajem organizacije vremena smanjiti njegove izglede za promaknuće, taj će dodatni element vjerojatno sputavati proces ocjenjivanja.
Ne zaboravite da za razgovor o kvaliteti rada ne smijete čekati sastanak na kojem se ona ocjenjuje. Neka on postane dio vašeg redovitog nadgledanja. Ono što morate reći na sastanku treba potvrditi ono o čemu ste već razgovarali, a ne biti grom iz vedra neba.
Priprema za razgovor
Prvo, sastanak zakažite tako da se obje strane mogu pripremiti. Vjerojatno ćete morati raditi prema zadanom formatu koji će tražiti sustavnu pripremu. Ako se koristi povratna informacija od 360 stupnjeva, morat ćete predvidjeti vrijeme za savjetovanje s relevantnim stranama. Sastanak trebate pomno pripremiti. Vaša će dobra priprema tijekom sastanka postati očigledna, što će sudionik doživjeti kao znak poštovanja. Vama će istovremeno omogućiti da budete opušteniji.
Odaberite mjesto koje će omogućiti otvorenu i iskrenu raspravu, možda izvan lokacije poduzeća ili vašeg ureda, kako biste raspravu odvojili od redovnog nadgledanja. Ne zaboravite odrediti razumno vrijeme. Obje će strane biti nezadovoljne ako se u raspravi požuruju ili dođe do prekida. Potrebno vrijeme ovisit će o dužini redovitih razgovora oči u oči: ako ste oboje na poznatom području, trebat će vam manje vremena.
Postupak ocjenjivanja
Obratite pozornost na to kako ćete voditi raspravu. Iako ćete pripremu uglavnom obaviti vi, ne trebate uglavnom vi i pričati. Većini je menadžera lako hvaliti, no poteškoće im stvara kad trebaju govoriti o problemima. Nemojte bježati od toga.
Sastanak je prilika za konstruktivnu kritiku. Ako se ne upozori na lošu kvalitetu rada, u opasnosti je dugoročni razvoj pojedinca. Dok dajete negativnu povratnu informaciju budite pažljivi i saslušajte zaposlenikovo gledište. On može smatrati da su ga u ostvarenju ciljeva spriječili čimbenici koje ne nadzire: promjena u politici kompanije, primjerice.
Svi se nedostaci moraju odrediti kao problemi koje treba riješiti, a ne izricati krivnju. Analizirajte uzroke i potražite moguće ispravke. Ako pojedinac sam preporuči rješenje, veći su izgledi za uspjeh.
Postavljanje ciljeva
Svi procesi ocjenjivanja morali bi uključivati i postavljanje ciljeva Jednostavni engleski akronim podsjetit će vas da moraju biti "pametni" ili SMART: Specifični, Mjerljivi (Measurable), Sporazumni (Agreed), Realistični i Tempirani.
Cilj po SMART-u određuje koji je rezultat potreban, uz pripadajuće mjerilo, kako bi obje strane znale je li ostvaren. Ciljevi moraju biti dostižni, no ne suviše laki: 'rastegnite' norme kako bi njihovo postizanje djelovalo kao pravo dostignuće. Uvijek odredite ciljani datum ostvarenja.
Planiranje karijere
U raspravi o kvaliteti rada često će se istaknuti potreba za podukom ili razvojem. Također možete otkriti i dugoročne ciljeve karijere i kakva je pomoć potrebna da bi se oni ostvarili.
Završetak sastanka
O onome o čemu se razgovaralo te o dogovorenome morate pozorno voditi zapisnik, potom pojedincu zahvaliti na vremenu i trudu. Obećajte da ćete odmah početi raditi na otkrivanju bilo kakve mogućnosti za razvoj i davati redovitu povratnu informaciju o tom procesu.
