Bez njih ne možemo, stoga... Organizirajte svrsishodnije i poticajnije sastanke.
Dnevni, tjedni, mjesečni ili kvartalni. Vođeni uživo ili preko nekog od dostupnih alata za komunikaciju. Strogo formalni ili pak ležerniji u opuštenoj atmosferi. Kakvi god oni bili, velike su šanse da s vašim zaposlenicima povremeno vodite sastanke na kojima prolazite kroz aktualnosti u firmi, određujete radne zadatke ili jednostavno želite provjeriti kako vaši zaposlenici 'dišu'.
Međutim, iako ih svi odrađujemo, rijetki su oni koji posjeduju vještinu organiziranja inkluzivnih sastanaka u okviru kojih se svaki sudionik osjeća dovoljno slobodnim iznijeti vlastiti stav i dati doprinos raspravi.
Nažalost, i dan-danas se većina poslovnih sastanaka svodi na suhoparna izlaganja osobe koja je sastanak sazvala (najčešće voditelja odjela ili druge nadređene osobe), a radnici jedva čekaju da cijela priča završi kako bi se mogli vratiti svojim obvezama ili, još gore, te sastanke koriste kako bi u mislima otišli negdje 'daleko' i predahnuli od posla.
Kako bismo doskočili ovom problemu i počeli organizirati svrsishodnije i za radnike poticajnije sastanke, Glassdoor donosi 5 savjeta:
1.Pozovite samo one koji apsolutno trebaju biti tamo
Ponekad nije nužno da baš svi članovi odjela prisustvuju sastanku. Jednostavno, ako ocijenite da određena osoba iz vašeg tima neće imati koristi od pohađanja sastanka, svojim znanjem i iskustvom ne može dati traženi doprinos ili pak ima važnijeg posla koji ne može čekati, onda tu osobu nemojte pozvati na sastanak i time tratiti i njeno i vaše dragocjeno vrijeme.
2.Navedite svrhu i ciljeve sastanka
Najefikasniji sastanci dovode skupinu informiranih i pripremljenih ljudi u jednu prostoriju kako bi razgovarali i donijeli odluku. Ali ljudi koje pozovete ne mogu biti informirani ili pripremljeni ako ne znaju što je na dnevnom redu.
Stoga, kao uvertiru u sastanak, svim sudionicima pošaljite e-mail kojim ćete ukratko pojasniti o čemu će na sastanku biti riječi i zašto je njihovo sudjelovanje važno.
3.Omogućite alternativne oblike komunikacije
Unatoč vašoj želji da se svačiji glas čuje, nekima je zbog srama ili osjećaja neugode teško 'pustiti glas' i progovoriti pred skupinom ljudi. Nasreću, živimo u vremenu koje nam korištenjem tehnologije pruža mogućnost komunikacije na različite načine.
Primjerice, nakon odrađenog sastanka zaposlenici svoje mišljenje mogu iznijeti slanjem poruke na zajednički e-mail svih sudionika čime im se pruža prilika za isticanjem mišljenja bez neugodnosti istupa uživo pred kolegama. Također, ako održavate online sastanke preko zooma ili neke druge platforme, omogućite komunikaciju putem chat-a odnosno tekstualnih poruka.
4.Zatražite povratne informacije od zaposlenika
Koliko god se trudili biti uviđavni i svjesni onoga što se događa oko nas, neke stvari nam mogu 'proći ispod radara'. Stoga, kako bismo dobili širu sliku, i stvari sagledali iz perspektive zaposlenika, sudionicima sastanka trebamo ponuditi mogućnost davanja povratnih informacija o tome kako prolaze sastanci i što bi se moglo poboljšati bez straha da će ti komentari biti iskorišteni protiv njih.
5.Budite promjena koju želite vidjeti u (poslovnom) svijetu
Znamo, tu misao ste čuli mali milijun puta. Ali, znate što? Toliko često se ponavlja s razlogom.
U trenutku kada vi kao lider pokažete da ste naučili biti pažljiviji slušatelj te da znate pravovremeno reagirati i vratiti riječ kolegi koji je naprasno prekinut usred rečenice, počinjete stvarati atmosferu koja će donijeti pozitivne promjene u kulturi tvrtke.
Ne zaboravite, dobar sastanak osnažuje vašu strategiju, koordinira napore i usmjerava napore vašeg tima u pravcu kojim želite ići.
Izvor: Glassdoor
