Ljudima koji redovito nadziru elektroničku poštu potrebno je do četiri minute da se opet koncentriraju na posao
Na jednom sastanku marketinškog odjela zaključili smo da se kod nas piše previše mailova i da zbog toga pati svakodnevna komunikacija između naših radnika, kaže Martin Peters, direktor distribucije i marketinga u tvrtki Maske iz Hamburga.
On i njegove kolege od početka godine tijekom dva dana mjesečno pokušavaju u potpunosti ograničiti slanje e-mailova.
Pritom, ističe Peters, nije riječ o zabrani slanja poruka, nego je cilj da se zaposlenici prije slanja mailova zapitaju u kojim situacijama ima smisla koristiti to komunikacijsko sredstvo, a kada je bolje uspostaviti osobni, neposredni kontakt s pretpostavljenima, kolegama ili s klijentima.
Dobra timska atmosfera
"Mislim da je to važno za stvaranje dobre timske atmosfere. Moram reći da smo u kratkom roku ostvarili naš cilj. Zaposlenici doista vode računa o tome da ne gnjave jedni druge s nepotrebnim e-mailovima, te češće nego prije navrate kod svojih šefova", kaže Martin Peters.
Jedna studija Emnida, instituta za istraživanje tržišnog mišljenja, pokazala je da je ljudima koji redovito kontroliraju pristiglu elektroničku poštu (inbox) potrebno i do četiri minute kako bi se ponovno koncentrirali na posao koji obavljaju.
Svaki treći zaposlenik u Njemačkoj smatra da je s većim brojem e-mailova znatno poraslo i opterećenje na poslu. Svaki se dan moraju sortirati spamovi i drugi irelevantni mailovi.
Povratna informacija je najvažnija
Primjerice, Kent Blumberg, uspješni američki life coach, obvezno vodi pojedinačne razgovore sa svojim zaposlenicima.
Tvrdi da se tako učinkovito prati izvršenje mjesečnih rezultata, lakše podnosi kritika i dobiva povratna informacija.
Sposobni menadžeri mogu od takvih trenutaka stvoriti ono što svaka kompanija želi, a vrlo malo ih to ima - lojalnog zaposlenika. Bolje je tijekom godine obaviti nekoliko kraćih razgovora (ali koji će biti pripremljeni), nego jedan na kraju godine, koji je obično nedorečen ili čak mučan.
Blumberg naglašava da je povratna informacija jedan od ključnih elemenata kako mjesečnog tako i dnevnog izvršenja ciljeva. Ona se pruža odmah nakon izvršenog posla. Na taj način zaposlenik točno zna što se od nega očekuje, te ima osjećaj da se njegov rad i primjećuju, a onda i cijene. (A.T.)
Izvor:
Poslovni dnevnik
