Kako uspješno koristiti metodu Open Space Technology
Još uvijek mi iz sjećanja ne izlazi jedan sastanak. Čak i nije bio poslovni, već, zamislite, sastanak roditelja djece vrtićevskog uzrasta, na temu "uši su u kosi".
Strašno, vjerujte mi na riječ. Ponekad pomislim da je jednostavnije sazvati i održati sastanak na temu npr. stečaj tvrtke, gubitak ključnih kupaca ili krah likvidnosti.
Danima poslije nisam se mogla oteti pomisli da bi tijek sastanka bio savim drugačiji da su "tete" imale više umješnosti u primjeni nekoliko osnovnih pravila vođenja sastanka, umijeća prezentacije, par vještina pregovaranja u teškim i zatvorenim pregovorima, mrvicu asertivnosti u nastupu pred roditeljima i da su ponešto znale o upravljanju kriznom situacijom.
Na radnom mjestu, u privatnom životu, sa suradnicima, partnerima, odgajateljima djece pa i obitelji, sastanci jesu dio našeg života. Jedino je pitanje koliko ih doživljavate kao "sastanke", u punom smislu riječi (događaje u kojima sudjeluju svi uključeni, a ne "tlake" nametnute od onih koji se nalaze na višem mjestu u hijerarhiji) i kako im pristupate, kad je organizacija na Vama.
Vjerujem da ste ih na poslu jako svjesni, bilo da ih trebate voditi ili sudjelovati na njima. No zaista, nije ništa drugačije niti kada na taj način pogledate "sastanke" u privatnom životu. Međutim, ako već i morate biti dijelom "loših" sastanaka, uvijek se možete potruditi da Vaši budu "dobri". Potrebno je samo naučiti različite metode vođenja sastanaka i primjeniti ih na odgovarajući način.
Prvi korak trebao bi nam biti definiranje vrste, opsega, sudionika i očekivanih rezultata te svrhe samog sastanka. Ovisno o ovim elementima možete se potruditi i naučiti odgovarajuće alate koji će Vam biti od pomoći.
Evo, stoga, nekoliko informacija o jednom procesu, tj. metodi vođenja sastanaka: Open Space Technology (OST). Upišete li ovaj termin u bilo koju tražilicu, dobit ćete dostatne informacije, uključivo i onu da je metoda slobodna za upotrebu, bez ikakvih autorskih prava ili ograničenja druge vrste.
Za kakve je sastanke OST primjenjiv?
Za sastanke bez obzira na broj sudionika, koji se odvijaju po principu samoorganizacije tijekom koje sudionici sami određuju dnevni red i teme. Ova je metoda učinkovita u situacijama u kojima je standardan pristup neučinkovit, kada prijeti latentni sukob, kada je tematika prekompleksna ili kada je samo vrijeme sastanka vrlo kratko.
Ne preporuča se za sastanke kojima je krajnji rezultat unaprijed određen ili u kojima jedna strana ima kontrulu nad samim procesom ili ishodima procesa. Prema ljudima koji su prakticirali ovu metodu više od 100.000 puta, primjenjiv je kada je:
Potreban je facilitator sastanka, osoba koja osim te uloge nema nikakvu drugu funkciju, pogotovo ne u smislu odlučivanja ili usmjeravanja tijeka sastanka.
Svi sudionici trebaju sjediti u krugu, a ako je broj velik, onda u koncentričnim krugovima. Facilitator pozdravlja i ukratko predstavlja temu oko koje su se okupili, bez dugih govora. Potom se sudionike poziva da kažu ili prepoznaju bilo koja pitanja ili mogućnosti koje su povezane s osnovnom temom.
Sudionici koji žele pokrenuti određenu temu ulaze u centar kruga, ispisuju je na papir i glasno čitaju grupi, prije nego što odaberu vrijeme i mjesto za diskusiju. Lijepljenjem papira s temama na zid, zid postaje raspored s temama sastanka.
Ako netko objavi svoju temu, ova metoda očekuje od te osobe da je "zagrijana" za tu temu i da će voditi diskusiju o njoj. Ta ista osoba treba napraviti i izvještaj nakon diskusije o toj određenoj temi i objaviti ga na drugom zidu, tako da bilo koji drugi sudionik može imati pristup sadržaju kada god do poželi. Nema ograničavanja pitanja i tema koja se otvaraju i postavljaju.
Kada su sve teme "objavljene", sudionici se prijavljuju za rad u pojedinim grupama. Rad u grupama ne bi trebao trajati duže od jednog i pol sata, pod pretpostavkom da smo za OST izdvojili vrijeme u rasponu od pola dana do dva dana.
Rad u grupama nije ograničavajući. Osobe se mogu "seliti" od jedne do druge grupe, ovisno o svojim interesima i kompetencijama, ocjenjujući gdje mogu dati najviše. Svi izvještaji pojedinih diskusija trebaju biti učinjeni tijekom samog OST-a i dostavljeni svim sudionicima.
OST možemo smatrati uspješnim primjerom sustava koji su samoorganizirani. Putem samoorganizacije je izglednije da će sastanci biti uspješniji u rješavanju složenih tema i pitanja, u odnosu na standardne i uobičajene pristupe organizaciji sastanaka.
Zašto je OST uspješnija metoda?
U opisanim slučajevima kada se preporuča korištenje ove metode, sam uvodni pristup je ono što "pokreće" sudionike da se samoorganiziraju:
I ne zaboravite: OST je primjenjiv ne samo na poslovnim sastancima. Učinite Open Space Technology dijelom i svog privatnog života. Iskoristite prednosti ove metode, naučite više i ovladajte korisnim alatom.
