Organizacije koje komuniciraju efikasno imaju četiri i pol puta veću motivaciju zaposlenika
Komunikacija je neizostavni dio radnih procesa. Na radnom mjestu, naime, neizbježno dolazi do različitih formalnih i neformalnih interakcija među zaposlenicima, te je gotovo nemoguće ne komunicirati. No, da bi komunikacija pridonosila boljim međuljudskim odnosima i povećanju motivacije zaposlenika, a kroz to utjecala i na unaprjeđenje poslovanja te kreiranje željenog imidža tvrtke u javnosti, ona mora biti planirana, sustavna i efikasna.
Tvrtke s razvijenim sustavom interne komunikacije, prema rezultatima istraživanja konzultantske tvrtke Watson Wyatt, imaju znatno manju fluktuaciju zaposlenih, izostanci posla manji su za 68 posto, zadovoljstvo kupaca veće je za 69 posto, prodaja za 58 posto, a produktivnost zaposlenika za 51 posto.
Također, nedostatak komunikacije, kako su pokazala brojna istraživanja portala MojPosao, jedan je od najčešćih razloga za nezadovoljstvo zaposlenika poslom i nadređenima.
Što je efikasna komunikaciju
"Organizacije koje komuniciraju efikasno imaju četiri i pol puta veću motivaciju zaposlenika, a zadovoljstvo i motivaciju zaposlenika tvrtke ne bi smjele zanemarivati, jer su upravo oni ti koji tvrtku predstavljaju prema potencijalnim klijentima i zaposlenicima", ističe Kristina Sanković, direktorica za organizacijski razvoj u tvrtki Selectio.
Da bi interna komunikacija bila efikasna ona mora biti pravovremena, vjerodostojna, sažeta, razumljiva, nedvosmislena i transparentna. Što se sadržaja komunikacije tiče, važno je da zaposlenici dobro razumiju strategiju i ciljeve organizacije, znaju kako će njihov rad doprinijeti ostvarenju tih ciljeva, te na koji način će se on vrednovati i nagraditi. Također, važno je da dobiju informacije o mogućnostima edukacije i razvoja karijere, kratkoročnim i dugoročnim planovima i ciljevima, te tržišnoj poziciji tvrtke.
"Komunikaciju je važno planirati i osigurati zaposlenicima točne informacije o pitanjima koja ih se tiču i to iz izvora kojem mogu vjerovati. U suprotnom prevladava neformalna komunikacija, koja također ima svoju važnost, jer je u nedostatku formalne jedan od najuobičajenijih načina na koji se informacije i znanja prenose među zaposlenicima. No, tvrtke bi trebale voditi računa da u tom slučaju 'usmena predaja' popunjava praznine", naglašava Sanković.
Poruka, publika, kanali, odgovornost, nagrada
Kod planiranja interne komunikacije treba definirati poruku (Što se želi komunicirati?), publiku (Kome se komunicira?), komunikacijske kanale (Kako će se komunicirati?), odgovornosti (Tko će upravljati komunikacijom?) i na koji način će se vrednovati uspjeh, odnosno je li ispunjen cilj komunikacije.
S razvojem modernih tehnologija, broj i vrsta komunikacijskih kanala je u porastu, no najčešće se koriste e-mail, sastanci, intranet, oglasne ploče, newsletteri, interni časopisi i brošure. Osim njih postoje i mnogi drugi, kao na primjer posteri, memorandumi, video prijenosi, blogovi, prezentacije, sandučići za prijedloge i ankete.
Smetnje u komunikaciji
Poteškoće u komunikaciji mogu se javiti zbog individualnih osobina sudionika, ali i zbog osobina same organizacije. Najčešće greške su komuniciranje informacija nepovezanih sa zaposlenikom, davanje važnih informacija prvo u javnost, a tek potom zaposlenicima, nerazvijenost komunikacijskih vještina, nepovezanost akcija i poruka, davanje informacija menadžmentu bez da se osigurava njihovo prosljeđivanje dalje te nedavanje određenih strateških informacija i samim zaposlenicima.
"Svaka organizacija svojom kulturom utječe na sve pojedince i na način na koji će međusobno komunicirati. Kroz efikasnu komunikaciju sve zainteresirane strane mogu lakše izražavati svoje osobne i profesionalne potrebe, te se mogu izbjeći nesporazumi i konflikti, a nepostojanje kvalitetnog sustava interne komunikacije, tvrtke trebaju osvijestiti te ga kroz sustavno planiranje uvesti ili unaprijediti", zaključuje Kristina Sanković.
