Uvođenje novih zaposlenika u posao nikada nije jednostavan i lak zadatak. U tom procesu, koliko god imali dobro posložen sustav, često sve muče podjednake brige: hoće li se osoba brzo uklopiti, kako će se slagati s ostatkom tima, hoće li brzo savladati razne zadatke.
Kako uvesti nove zaposlenike u posao u vrijeme pandemije?
Izazov uvođenja novih zaposlenika u posao još je izazovniji – na daljinu! No, u jeku pandemije Covid-19 pozitivna je vijest kada tvrtke usprkos svemu i dalje aktivno traže nove zaposlenike.
Držimo se pozitive i u nastavku donosimo savjete za što bolje upravljanje onboarding procesom na daljinu.
Glavne odrednice onboardinga, iako u remote obliku, moraju ostati iste kako bi se zadržala profesionalnost, struktura te osoba dobila dojam da sve funkcionira kao da se nalazi fizički u uredu. Važno je da osoba razumije kako se uloga koju ima na radnom mjestu uklapa u širu sliku kompanije i poslovnih planova. Unaprijed pripremljen plan uvođenja u posao te jasna pravila i politike tvrtke također su dio osnovnih principa onboardinga koje treba zadržati.
Onboarding treba započeti sa prikazom šire slike kompanije, poslovanja, strukture te usluga ili proizvoda, a onda proći malo detaljnije kroz odjele kompanije s naglaskom na odjel u kojem je osoba zaposlena. Osobi treba ostaviti dovoljno vremena da posloži sve informacije kako bi kroz daljnji period samo nadopunjavala iskustvom. Bombardiranje informacijama nikada nije dobra strategija, naročito ne u ovoj situaciji. Polako i umjereno.
U remote onboarding procesu, prva dva do tri tjedna od dolaska osobe su ključna za uspješan razvoj zaposlenika. Novom kolegi/ kolegici dobrodošlicu odmah prvi dan ujutro treba zaželjeti osoba iz odjela ljudskih resursa i voditelj odjela putem video poziva i tako osobu predstaviti timu s kojim će raditi. Ako je moguće, poželjno je i prisustvo direktora kompanije koji može na početku reći par riječi. Prvi dan osoba treba dobiti virtualni paket dobrodošlice, s jasnim uputama i procedurama kompanije te pismom dobrodošlice direktora kompanije.
Budući da će se oprema zaposleniku za rad dostavljati na kućnu adresu, iskoristite priliku i pošaljite zaposleniku i fizički paket dobrodošlice što bi ga inače čekalo na stolu prvi radni dan (npr. Šalica, rokovnik, penkala…).
Budući da nova osoba neće imati priliku upoznati sve kolege licem u lice, niti osjetiti kulturu tvrtke, mentor je ključan u procesu remote onboardinga. Mentor, koliko god je to moguće, mora osloboditi svoj raspored i pripremiti se na vrlo česte video sastanke s novom osobom budući da će mentor neko vrijeme biti jedina osoba s kojom će novi zaposlenik imati kontinuiran kontakt.
Kada osoba uđe dublje u problematiku tvrtke i svojih radnih zadataka, osigurajte da su i drugi zaposlenici u tvrtki svjesni da moraju uložiti dodatan trud u interakciju s novim zaposlenikom. Što to znači? Zaposlenici koji će raditi direktno na nekom projektu s novom osobom moraju se pripremiti na češće video sastanke i puno višu razinu interakcije nego što bi to bilo u uredu. To pomaže da se osoba što prije uklopi i upozna što više ljudi u kompaniji. Asertivnost i otvorenost drugih kolega jako je važna.
Nova osoba treba imati postavljene vrlo jasne ciljeve i očekivanja u okviru svog posla i radnih zadataka. Nije poželjno da osoba čeka online dok se mentor ili direktno nadređeni javi kako bi znao što treba raditi taj dan.
Kreirajte i podijelite s novim zaposlenikom detaljno opisana zaduženja na tjednoj bazi, a posebno naglasite kratkoročne i dugoročne ciljeve. Možda će nekim novim zaposlenicima smetati što ćete raditi malo češću provjeru izvršenja zadataka, no budite jasni u svojim nastojanjima i objasnite da je takav princip rada u ovoj situaciji nužan kako bi se što bolje upoznali i na vrijeme riješili potencijalne dvojbe.
Novog zaposlenika na tjednoj bazi tražite povratnu informaciju – kako se osjeća, je li uvođenje u posao krenulo prebrzo, osjeća li se korisno, ima li sve potrebne informacije. Češći feedback pomoći će vam da na vrijeme riješite nastale probleme ali i prevenirate frustracije koje bi se mogle putem pojaviti ako se situacijama ne pristupi odmah na pravi način.
Konstruktivno odgovarajte na povratne informacije novih zaposlenika, što možete riješite odmah a ono što ne možete obavezno jasno i otvoreno objasnite zašto je to tako. Korisne će vam biti i povratne informacije drugih članova tima koji rade s novom osobom, da dobijete širu sliku.
Dio klasičnog onobarding procesa često uključuje upoznavanje s vodstvom kompanije uključujući CEO-a. Zaposlenici koji započinju raditi na novom poslu tijekom pandemije mogu se osjećati nesigurno što otvorenu i transparentnu komunikaciju čini još važnijom.
Vodstvo kompanije mora biti spremno na redovnoj bazi komunicirati sa zaposlenicima o novostima te naročito ukoliko se događaju neke važne promjene. Manjak informacija među zaposlenicima dovodi do tračeva te najčešće svatko stvara svoj scenarij u glavi što bi se moglo dogoditi. Jasna, otvorena i redovita komunikacija je ključna.
U ovoj situaciji je ipak najvažnije da onboarding proces prilagodite uvjetima u kojima se nalazite, budete fleksibilni, otvoreni i ne uzrujavate se ako niste odradili baš svaki korak kao inače. Dokle god zaposlenik ima osjećaj da je prihvaćen i da zna što treba raditi – sve je u redu!