Zahvaljujući modernoj tehnologiji, laptopima, blackberriesima i mobitelima, e-mail je u današnje vrijeme postao neizostavan način komuniciranja u poslovnom svijetu. Procjenjuje se da je tijekom prošle godine u svijetu razmijenjeno čak 2,7 trilijuna e-mailova. No, iako je elektronička pošta vrlo jednostavna za primjenu, jednako je lako napraviti i pogreške. Donosimo vam najčešće pogreške prilikom slanja e-maila, koje valja izbjegavati.
Pravopisne pogreške
Pravopisne i gramatičke pogreške, kao i obraćanje osobi u drugom licu ostavljaju dojam neprofesionalne osobe. Prilikom pisanja e-maila valja paziti koje riječi upotrebljavate. Uvijek se osobi obraća u trećem licu, primjerice "Poštovana gospođo/dine …". Nikada ne pišete žargonom, a poruku završavate s, primjerice, "Srdačan pozdrav…". Čak i ako osobu kojoj se obraćate poznajete već duže vrijeme, imajte na umu da vaša poruka može biti proslijeđena (forwardana) nekom od suradnika, kojeg zasigurno ne zanima vaše privatno dopisivanje. Imajte na umu da u poslovnom svijetu uvijek valja biti profesionalan!
Reply to all
Jedna od najčešćih pogrešaka svih zaposlenika je da u brzini pisanja poruke, a nakon primljenog e-maila, umjesto reply, odaberu opciju reply to all (odgovori svima), pa njihova uzvratna poruka bude poslana pošiljatelju i svim primateljima koju se nalaze na distribucijskoj listi. Stoga, pažljivo pročitajte svaki e-mail kojeg uzvraćate te ako ne želite da svi navedeni sugovornici u e-mailu vide vašu poruku, već samo osoba koja vam je poslala e-mail, odaberite reply.
Otkrivanje povjerljivih informacija
Putem e-maila se nikada ne šalju važne i povjerljive informacije poput šifre i financijskih izvještaja. Hackeri vrebaju na svakom koraku kako bi se dočepali upravo tih informacija. Stoga, ako morate poslati neke važne informacije, radije se sastanite s tom osobom.
Poslati e-mail pogrešnoj osobi
Iako vam kolege možda neće zamjeriti ako im zabunom pošaljete e-mail koji nije namijenjen njima, to je neprofesionalno i takvim potezom ostavit ćete dojam vrlo nemarne osobe! Osim toga, ako se u tom e-mailu nalaze informacije koje ne bi smjele biti javno objavljene, možete imati problema od strane nadređenog. Svaki put prilikom slanja e-maila provjerite jeste li upisali ispravno ime osobe kojoj ga šaljete.
Ne napisati naslov poruke
Ako ste pošiljalac poruke, osnovno je pravilo poslovnog komuniciranja putem e-maila napisati naslov (Subject) vaše poruke. Naslov daje osnovnu informaciju o sadržaju i važnosti poruke, a to je i sama svrha njegovog upisivanja. Neka vas ne čudi ako u moru primljenih e-mailova vaša poruka bez naslova ne bude pročitana, već bude premještena u spam ili obrisana.
Neredovito provjeravanje Inbox-a
Budući da je e-mail u današnje vrijeme jedan od glavnih načina komuniciranja, bilo bi sasvim neprofesionalno neredovito pregledavati poštu. Odvojite vrijeme u danu za pregled e-mailova i pokušajte na njih odgovoriti čim je to prije moguće. (A.T.)
Izvor:
AskMen
