Neka vas ne uplaši pogled na prepun inbox!
Jedan nedavni izvještaj potaknuo nas je na pristup ovoj temi: jeste li znali da je tijekom prošle godine u cijelom svijetu bilo poslano preko 7 trilijuna elektroničke pošte? Možda vam trilijuni ne znače ništa, no pogled na prepun inbox vas jednostavno užasava?Kao vaši treneri, pune smo razumijevanja: crvenilo nepročitanih, hitnih poruka u ogromnim količinama znalo nas je dovesti do napada paničnog "čišćenja" ulaznog pretinca elektroničke pošte... Naravno, na sličan način nas iritiraju osobe koje danima ne odgovaraju na e-mail...
Nitko ne može poreći prednosti i brzinu koje smo dosegli upotrebom e-maila, no mnogo ljudi u poslovnom svijetu jednostavno osjeća dnevno zagušenje mnoštvom poruka.
Nećemo govoriti o osnovnim pravilima pristojnosti prilikom komuniciranja elektroničkom poštom; poći ćemo od pretpostavke da vam je poznat osnovni bon-ton. Ako imate dvojbi, pogledajte, na primjer "netiquette pravila" na Internetu.
Koncentrirat ćemo se na poslovno komuniciranje e-mailom i načinima kako možete poboljšati svoju komunikaciju.
Ne zaboravite: brzina i način na koji komunicirate elektroničkom poštom predstavlja vašu tvrtku ali i vas osobno kolegama, klijentima i/ili dobavljačima.
Ako ste pošiljalac poruke, slijedi nekoliko osnovnih pravila kako bi vaša pošta bila pročitana i korisna primateljima poruke:
Koristite naslov poruke
Dobar naslov u novinama ima dvojaku funkciju: privlači vašu pažnju i daje vam osnovnu informaciju o sadržaju teksta, privlačeći vas na čitanje cijelog članka. Upravo to je i svrha upisivanja naslova u polje "subject" (predmet).
Koristite ovo polje kako biste jasno informirali primatelja poruke o sadržaju. Svi dobivamo neželjene elektroničke poruke, a u moru prispjelih mailova kvalitetno odabran naslov poruke povećava vjerojatnost da će poruka biti i pročitana, ne samo premještena u otpad bez otvaranja.
Jedan mail, jedna tema
Ljepota elektroničke pošte je i u tome što vas ne košta ništa poslati i nekoliko mailova. Ako s nekim komunicirate o više različitih pitanja, razdvojite dopisivanje na više poruka. Na ovaj način i primatelju pružate mogućnost da vam odgovori na pojedinačna pitanja u odgovarajućem vremenskom razdoblju. Na jednu temu možda odgovor možete dobiti odmah, dok za druge treba više pripreme.
U svakom slučaju, ponašajte se prema elektroničkoj pošti kao prema klasičnoj poslovnoj korespondenciji, vaš e-mail treba biti kratak, koncizan, bit dopisivanja naglašena već u prvom, uvodnom, pasusu, a rečenice neka budu kratke i ciljane. Odgovarate li na primljeni e-mail, nije loše kopirati pasuse na koje se vaš odgovor odnosi, sve u cilju jasnijeg komuniciranja.
Navedite kakav odgovor želite primiti
Svakako navedite kakav odgovor očekujete, mailom povratno, telefonski poziv ili dogovor o sastanku. Sve vaše kontakt informacije trebaju biti jasno i pregledno napisane u potpisu e-maila, navedite ih i prilikom interne komunikacije. Olakšajte primatelju mogućnost odgovora, ako vaš broj treba tražiti i po internom imeniku unutar tvrtke, svakako ćete odgovor dobiti kasnije nego što ste očekivali.
Vodite svoju korespondenciju!
Ako redovito koristite elektroničku poštu, primijenite nekoliko pravila za lakše vođenje poslovne korespondencije. Nemojte prionuti rješavanju mailova čim uključite računalo. Odredite vrijeme u danu (najbolje jednom na dan) kada možete u miru proučiti prispjelu elektroničku poštu.
Mailove na koje možete poslati trenutni odgovor svakako odmah i riješite; ostalima pošaljite kratku poruku kojom potvrđujete primitak i navedite kada ćete biti u mogućnosti poslati potpun odgovor. Pridržavajte se roka kojeg ste sami sebi zadali!
Još nešto: pročitane mailove možete sortirati kreiranjem mapa unutar pristigle pošte. To vam neće oduzeti puno vremena, ali vam ga može znatno uštedjeti kada kasnije tražite određenu poruku. Nemojte zaboraviti uključiti automatsko odgovaranje ako niste u mogućnosti pristupiti elektroničkoj pošti duže od jednog dana.
I – da! Očekivano vrijeme za odgovor na prispjele poruke je najviše dva dana! Odugovlačenje slanja odgovora i na manje važne mailove može se protumačiti kao nedostatak poslovne kulture, nesposobnost, nezainteresiranost i površnost.
Primate previše neželjenih mailova? Razgovarajte sa svojim IT stručnjacima unutar tvrtke: sasvim sigurno se dio može trajno blokirati.
Interna e-mail komunikacija
Odvojite vrijeme u danu za pregled i postupke vezane uz interno poslane mailove. Pokušajte na njih odgovoriti čim je to prije moguće, jer se obično odnose na vremenom određene aktivnosti: sastanke, projekte, razmjene podataka i slično.
Iako interna, elektronička pošta unutar tvrtke ne treba biti neformalna. Radi se o pisanom obliku komunikacije koji se može ispisati i proslijediti dalje. I naravno, pripazite na pravopis i korištenje dijalekta.
Još nešto: jednom poslana poruka je – poslana. Strašne i smiješne priče o ljudima koji su zabunom poslali poruku namijenjenu jednom primatelju na "all recepients" (svima!) nisu izmišljene...
Poslovni trener može raditi zajedno s vama na poboljšanju poslovne ili osobne komunikacije, organizaciji vremena potrebnog za kvalitetno i pravodobno komuniciranje i metodama koje možete primjenjivati na dnevnoj bazi.
U sljedećem članku pročitajte: Kolege koje to nisu...Što s problematičnim suradnikom?
