U ovom dijelu donosimo vam savjete o tome kako se javljati na telefon, kako treba izgledati poslovni e-mail, a kako web stranica, kako govoriti o svojoj tvrtki te imate li uredovno radno vrijeme.
Kako se javljate na telefon
Telefoni srećom još uvijek prenose samo zvuk. Ipak, ne dajte se prevariti. Radite li od kuće, možda nećete moći sakriti zvuk perilice rublja u pozadini, rušenja konstrukcije lego kockica ili televizora na kojem upravo počinje neka poznata serija.Sve to narušava povjerenje u vašu profesionalnost i sposobnost da odradite posao. Provjerite s telekomunikacijskom tvrtkom čije usluge koristite mogućnosti višestrukih priključaka i imajte odvojenu privatnu i poslovnu telefonsku liniju, faks i pristup Internetu. Prikaz broja koji zove još je jedna prednost.
Ne dopustite da se djeca javljaju na poslovni telefon, čak ni ako vodite privatni dječji vrtić. Javljajte se uvijek službeno - Ovdje XYZ, Martina je. Ovo "Martina je" sugerira da osim Martine još netko radi u toj tvrtki. Zgodna je ideja da glas na telefonskoj sekretarici, koja se javlja kad vas nema, ne bude vaš.
Kako izgleda vaš poslovni e-mail
Nadajmo se, poslovno. To znači da uvijek ima službeni pozdrav, vezu na oznaku predmeta o kojem se radi i automatski potpis s vašim punim imenom, funkcijom i kontakt podacima tvrtke. 
Dobro izgleda i napomena da je poruka provjerena na viruse te izjava kako je sadržaj e-maila povjerljiv. Nešto u stilu: "Ova poruka, kao i svi privici, može sadržavati povjerljive i/ili zakonski povlaštene informacije koje su namijenjene isključivo naznačenom primatelju. Ako ste ovu poruku primili greškom, molimo odmah obavijestite pošiljatelja, a poruku kao i sve njezine kopije i privitke odmah i bez tiskanja, čitanja ili kopiranja trajno obrišite s računalnog sustava. Osim primatelju, strogo je zabranjena svaka uporaba, distribucija ili kopiranje ove poruke. Tvrtka XYZ ne prihvaća odgovornost za sadržaj ove poruke, odnosno za posljedice radnji koje bi proizašle iz proslijeđenih informacija. Primatelj treba provjeriti ovu poruku e-pošte i sve privitke. Tvrtka XYZ ne prihvaća odgovornost za štetu uzrokovanu zlonamjernim programom koji se može poslati putem e-pošte."
Kako izgleda vaša web stranica
I ovdje treba dizajnersku stvar prepustiti stručnjacima, a sadržajno ostati profesionalan i netransparentan.Navedite samo proizvode i usluge koje nudite i osnovne kontakt podatke. Kod broja telefona slobodno stavite "Prodaja".
Imate li uredovno vrijeme
Naravno da obožavate svoj posao i radije biste da vam čiste kanal živca zuba umnjaka, nego zabrane raditi, naravno da želite svojim kupcima biti uvijek na raspolaganju i naravno da je fleksibilnost vaša osnovna prednost pred velikima.Ipak, izgledati ćete veći i profesionalniji, a sačuvati puno energije, živaca i mira u kući odredite li uredovno vrijeme. Koje onda vrijedi i za vaše klijente i za vašu obitelj i za vas.
Velike tvrtke imaju jasno definirano radno vrijeme i po potrebi organiziranu servisnu službu za hitne slučajeve. Dozvolite li klijentima da vas zovu u ponoć ili vikendom oni će to i raditi. I smatrati da ionako nemate pametnijeg posla.
Ne dozvolite ni obitelji da omalovažava vaš posao. Ne postavite li jasne granice, obitelj će tražiti da prilagodite svoj raspored njihovim potrebama – uvijek ćete vi biti ti koji možete skoknuti u kemijsku čistionicu, po uputnicu kod doktora ili pričuvati nečije dijete.
Ovo naročito vrijedi za žene poduzetnice. Kuća i kućanski poslovi su beskonačan projekt u kojem nema napretka. Brisanje prašine i susjeda koja bi rado s vama popila kavu neka pričekaju.
Što se tiče rada kod kuće, neki idu dotle da se za "odlazak" na posao, ipak oblače i obuvaju kao i kad izlaze iz kuće. Kažu da se tako mogu bolje koncentrirati i razdvojiti poslovni od privatnog života.
Dobro je postaviti neke granice i za sebe. To što vam električno svjetlo, prijenosno računalo i brzi pristup Internetu omogućavaju da radite noću ili vikendom, u kutku dnevne sobe ili slijepom kraju hodnika, ne znači da i morate. Ako je radno vrijeme završilo, završilo je. Imate vi i drugih životnih uloga.
Kako govorite o svojoj tvrtki
Kad razgovarate s potencijalnim kupcem, kažete li "ja to mogu napraviti" ili "mi to možemo napraviti"? Množina je bolji izbor.Ali, ja jesam jedini/jedina u svojoj tvrtki, kažete vi. Jeste li sigurni? Radite li baš sve sami? Formalno da, praktički ne.
Imate li ugovor s nekim knjigovodstvenim servisom? To je onda vaš odjel računovodstva. Koristite li usluge nekog pouzdanog informatičara? Znači da imate svog sistem inženjera. Možda ste dogovorili s obližnjom fotokopiraonicom posebne usluge i povoljnije cijene – to je vaš odjel za umnažanje i uvez.
Kad ste otvarali poslovni račun, banka vam je vjerojatno dodijelila osobnog bankara. To je vaš stručni suradnik za financije. Možda imate svoj omiljeni restoran u koji redovito dovodite poslovne partnere, gdje vas pozdravljaju imenom i čuvaju stol za vas. To je kao da imate VIP restoran na zadnjem katu vaše poslovne zgrade.
Možda često putujete i imate svoju agenciju preko koje kupujete avionske karte, koja organizira smještaj vama i vašim poslovnim partnerima. U velikim tvrtkama taj dio odrade sekretarice. Možda imate svog dizajnera koji vam kreira prospektni materijal, pozive, brošure i slično. Možda imate svoju tiskaru s kojom surađujete. To inače rješava odjel marketinga.
Svi ti ljudi su vaši najbliži suradnici, svi oni rade za vas, samo što su (srećom) na nečijem tuđem platnom spisku.
Malima malo, a dobrima više
Konačno ste dobili posao s velikom tvrtkom, ali u opsegu desetine onoga što ste nudili i o čemu ste pregovarali. Nemojte biti razočarani. Odradite li ga dobro, to može biti ulaznica za veće projekte.Krenite hrabro, budite fleksibilni i ogovarajte na telefonske pozive i e-mailove unutar 24 sata – makar samo da kažete kako ste primili poruku i radite na problemu. A to je već puno više nego što imaju običaj veliki.
U ratu i ljubavi, kažu, sva su sredstva dozvoljena. U borbi s velikima mnogi trikovi će vam i trebati. Ne ustručavajte ih se upotrijebiti. Nije važno koliko ste veliki ili mali ako vjerujete u ono što radite i svaki posao odradite stručno i profesionalno do kraja.
Autor: Olga Štajdohar Pađen
(V.K.)
Izvor:
