Uvođenje novih zaposlenika u posao nikada nije jednostavan i lak zadatak. U tom procesu, koliko god imali dobro posložen sustav, često sve muče podjednake brige: hoće li se osoba brzo uklopiti, kako će se slagati s ostatkom tima, hoće li brzo savladati razne zadatke.
Izazov uvođenja novih zaposlenika u posao još je izazovniji – na daljinu! No, u jeku pandemije Covid-19 pozitivna je vijest kada tvrtke usprkos svemu i dalje aktivno traže nove zaposlenike.
Držimo se pozitive i u nastavku donosimo savjete za što bolje upravljanje onboarding procesom na daljinu.
Osnovni principi onboardinga trebaju ostati isti
Glavne odrednice onboardinga, iako u remote obliku, moraju ostati iste kako bi se zadržala profesionalnost, struktura te osoba dobila dojam da sve funkcionira kao da se nalazi fizički u uredu. Važno je da osoba razumije kako se uloga koju ima na radnom mjestu uklapa u širu sliku kompanije i poslovnih planova. Unaprijed pripremljen plan uvođenja u posao te jasna pravila i politike tvrtke također su dio osnovnih principa onboardinga koje treba zadržati.
Onboarding treba započeti sa prikazom šire slike kompanije, poslovanja, strukture te usluga ili proizvoda, a onda proći malo detaljnije kroz odjele kompanije s naglaskom na odjel u kojem je osoba zaposlena. Osobi treba ostaviti dovoljno vremena da posloži sve informacije kako bi kroz daljnji period samo nadopunjavala iskustvom. Bombardiranje informacijama nikada nije dobra strategija, naročito ne u ovoj situaciji. Polako i umjereno.
Prva dva – tri tjedna su ključna
U remote onboarding procesu, prva dva do tri tjedna od dolaska osobe su ključna za uspješan razvoj zaposlenika. Novom kolegi/ kolegici dobrodošlicu odmah prvi dan ujutro treba zaželjeti osoba iz odjela ljudskih resursa i voditelj odjela putem video poziva i tako osobu predstaviti timu s kojim će raditi. Ako je moguće, poželjno je i prisustvo direktora kompanije koji može na početku reći par riječi. Prvi dan osoba treba dobiti virtualni paket dobrodošlice, s jasnim uputama i procedurama kompanije te pismom dobrodošlice direktora kompanije.
Budući da će se oprema zaposleniku za rad dostavljati na kućnu adresu, iskoristite priliku i pošaljite zaposleniku i fizički paket dobrodošlice što bi ga inače čekalo na stolu prvi radni dan (npr. Šalica, rokovnik, penkala…).
Mentorstvo važnije nego ikada
Budući da nova osoba neće imati priliku upoznati sve kolege licem u lice, niti osjetiti kulturu tvrtke, mentor je ključan u procesu remote onboardinga. Mentor, koliko god je to moguće, mora osloboditi svoj raspored i pripremiti se na vrlo česte video sastanke s novom osobom budući da će mentor neko vrijeme biti jedina osoba s kojom će novi zaposlenik imati kontinuiran kontakt.
Kada osoba uđe dublje u problematiku tvrtke i svojih radnih zadataka, osigurajte da su i drugi zaposlenici u tvrtki svjesni da moraju uložiti dodatan trud u interakciju s novim zaposlenikom. Što to znači? Zaposlenici koji će raditi direktno na nekom projektu s novom osobom moraju se pripremiti na češće video sastanke i puno višu razinu interakcije nego što bi to bilo u uredu. To pomaže da se osoba što prije uklopi i upozna što više ljudi u kompaniji. Asertivnost i otvorenost drugih kolega jako je važna.
Postavite jasne ciljeve i očekivanja
Nova osoba treba imati postavljene vrlo jasne ciljeve i očekivanja u okviru svog posla i radnih zadataka. Nije poželjno da osoba čeka online dok se mentor ili direktno nadređeni javi kako bi znao što treba raditi taj dan.
Kreirajte i podijelite s novim zaposlenikom detaljno opisana zaduženja na tjednoj bazi, a posebno naglasite kratkoročne i dugoročne ciljeve. Možda će nekim novim zaposlenicima smetati što ćete raditi malo češću provjeru izvršenja zadataka, no budite jasni u svojim nastojanjima i objasnite da je takav princip rada u ovoj situaciji nužan kako bi se što bolje upoznali i na vrijeme riješili potencijalne dvojbe.
Tražite feedback
Novog zaposlenika na tjednoj bazi tražite povratnu informaciju – kako se osjeća, je li uvođenje u posao krenulo prebrzo, osjeća li se korisno, ima li sve potrebne informacije. Češći feedback pomoći će vam da na vrijeme riješite nastale probleme ali i prevenirate frustracije koje bi se mogle putem pojaviti ako se situacijama ne pristupi odmah na pravi način.
Konstruktivno odgovarajte na povratne informacije novih zaposlenika, što možete riješite odmah a ono što ne možete obavezno jasno i otvoreno objasnite zašto je to tako. Korisne će vam biti i povratne informacije drugih članova tima koji rade s novom osobom, da dobijete širu sliku.
Transparentna komunikacija
Dio klasičnog onobarding procesa često uključuje upoznavanje s vodstvom kompanije uključujući CEO-a. Zaposlenici koji započinju raditi na novom poslu tijekom pandemije mogu se osjećati nesigurno što otvorenu i transparentnu komunikaciju čini još važnijom.
Vodstvo kompanije mora biti spremno na redovnoj bazi komunicirati sa zaposlenicima o novostima te naročito ukoliko se događaju neke važne promjene. Manjak informacija među zaposlenicima dovodi do tračeva te najčešće svatko stvara svoj scenarij u glavi što bi se moglo dogoditi. Jasna, otvorena i redovita komunikacija je ključna.
U ovoj situaciji je ipak najvažnije da onboarding proces prilagodite uvjetima u kojima se nalazite, budete fleksibilni, otvoreni i ne uzrujavate se ako niste odradili baš svaki korak kao inače. Dokle god zaposlenik ima osjećaj da je prihvaćen i da zna što treba raditi – sve je u redu!
