Ovaj problem nije rezerviran samo za pojedince, on prožima strukturu cijele tvrtke – od najniže do najviše pozicije. Prisutan je i u našoj svakodnevici pri čemu je preopterećenost informacijama najčešće rezultat pretjerane konzumacije medijskih sadržaja
Unatoč tomu što tvrtke uvode sve sofisticiranije sustave i tehnologije za razmjenu informacije, činjenica je da se radnici u njima i dalje lako gube. Informacija je sve više, a bez obzira na broj i kvalitetu kanala kroz koje se te iste informacije razmjenjuju, preopterećenost informacijama problem je za otprilike 38% radnika tvrtke Gartner, piše Harvard Business Review. To znači da više od trećine njihovih radnika prima više informacija nego što ih je u stanju obraditi ili iskoristiti jer nemaju dovoljno vremena ili kapaciteta. Efikasnost pada, a frustracija raste. S ovim problemom ne suočava se samo Gartner, a vrlo vjerojatno ste i vi sami doživjeli preopterećenost informacijama. Kako je posao potrebno prilagoditi ljudima, a ne obrnuto, rješenje je umanjiti tu preopterećenost. Ali kako?
Preopterećenost informacijama direktno šteti produktivnosti
Da je preopterećenost informacijama (engl. information overload) problematična, jasno je iz same sintagme. Umanjite li ili uklonite tu preopterećenost primijetit ćete poboljšanje produktivnosti, rast fokusa, smanjenje razine stresa, kvalitetnije odlučivanje i jasniju komunikaciju. Svi su ovi čimbenici međusobno povezani, a značajno utječu na kvalitetu rada, piše Indeed, a prenosi Women in Adria.
Ovaj problem nije rezerviran samo za pojedince, on prožima strukturu cijele tvrtke – od najniže do najviše pozicije. Prisutan je i u našoj svakodnevici pri čemu je preopterećenost informacijama najčešće rezultat pretjerane konzumacije medijskih sadržaja (npr. portali ili društvene mreže). Iako su savjeti koje donosimo primarno vezani uz poslovni, možete ih primijeniti i u privatnom životu.
1. Budite izbirljivi
Prva stvar koju sami možete učiniti jest odrediti što je, a što nije vrijedno vašeg vremena – ono je najvrjedniji resurs koji imate. Umjesto da zadatke rješavate jedan po jedan, budite izbirljivi. Zapitajte se koji su poslovi hitni, koji su vezani rokovima, a koji nisu, koje možete riješiti samostalno, a koje delegirati i, uostalom, za što ste ovog trena više raspoloženi.
Izbirljivost ne znači da glumite divu. Znači da određujete prioritete u skladu s vlastitim sposobnostima. Samim time lakše određujete oko čega vam je potrebna pomoć, a što ćete možda u potpunosti prepustiti nekom drugom. Za početak, odredite tri do pet prioriteta. Ljudski mozak može upamtiti otprilike sedam stvari odjednom. Ako neprestano gledate u svoj popis obveza, to znači da ih imate previše. Stoga izdvojite manje prioriteta na koje ćete teže zaboraviti, savjetuje Slack. Ovako jačate svoju proaktivnost i podižete kvalitetu rada.
2. Planirajte unaprijed i pravilno rasporedite zadatke
Bez obzira na to što radili, planiranje je uvijek ključno. Ako ne znate rasporediti svoje zadatke, manje su šanse da ćete ih završiti, a da će ono završeno biti kvalitetno. Dakle, pametno raspolažite svojim vremenom.
Nakon što ste odredili koji su vam zadaci prioritetni, grupirajte ih. Primjerice, ako dva od tri zadatka uključuju telefonske pozive, odradite ih jedan za drugim. S druge strane, ako ste tip koji vrlo brzo upada u kolotečinu, neka zadaci s pozivima budu prvi i treći, a drugi neka ‘razbije’ monotoniju. Grupiranje primarno ovisi o vašem karakteru, navikama i sposobnostima. Ako niste sigurni, zadatke je bolje grupirati prema sličnosti jer kretanje između nepovezanih zadataka kod mnogih stvara kognitivno opterećenje koje umanjuje produktivnost.
3. Neka tehnologija radi za vas
Iako je neke informacije teže filtrirati, poput emailova nadređenih ili obveza koje nameće država, postoje slučajevi u kojima je to ne samo moguće, već i poželjno, a u tome će vam puno pomoći različiti tehnološki alati. Primjerice, ako vaši zadaci uključuju puno istraživanja ili morate biti informirani o aktualnostima, pretplatite se na relevantne newslettere. Lakše je pregledati nekoliko emailova nego nekoliko portala, a u newsletterima su uvijek istaknute one najvažnije novosti. Osim toga, doznat ćete i informacije koje bi vam možda promaknule, poput najava edukacija ili događanja. Neka vijesti budu ograničene na vaš email. Isključite push notifikacije koje će vas neprestano ometati, a službeni mobitel nakon posla isključite.
4. Naučite postaviti granice
Vaša sposobnost izbora moćan je alat. Pomaže vam da odredite koji su zadaci korisni i relevantni, a koji su manje važni, pa čak i nepotrebni, ali i za koje jednostavno niste sposobni, bilo da vas koči vrijeme ili vlastite vještine. Ako primijetite da vam neki zadatak stvara problem, izrazite se. Zapitajte se kako ga je moguće riješiti, a ako mislite da vi niste prava osoba za taj zadatak, jasno recite da to ne možete. U tome leži prava moć izbora.
Kad odbijete izvršavanje nekog zadatka, ostavljate si više vremena za druge, zbog čega raste ne samo vaša produktivnost, već i kvaliteta odrađenog zadatka. Dodatno, umanjujete si razinu stresa jer niste preopterećeni obvezama za koje znate da ne možete izvršiti. Vaši će kolege tako znati i koje zadatke nema smisla dodjeljivati vam, čime pada broj informacija kroz koje svakodnevno prolazite. Postavljanje granica nije korisno samo za zaposlenike, već i za vlasnike poduzeća. Vaša tvrtka ne mora prihvatiti svaki projekt. Vaša dobrobit i dobrobit vaših zaposlenika puno su važniji od novaca koje ćete i tako zaraditi. Uostalom, loše obavljen posao loš je za vaš brand.
5. Naučite delegirati
Delegiranje je vještina jer ne uključuje samo prebacivanje posla na drugu osobu. Morate znati na koga možete (i možete li uopće) prebaciti odgovornost, kao i tko je prava osoba za neki zadatak u određenom trenutku. U prijevodu, ne uzimate u obzir samo znanja i vještine svojih kolega, već i njihovo vrijeme. Kad nekom drugom prepustite zadatak, zaista to i napravite. Nemojte pratiti svaki korak koji nova zadužena osoba poduzima. Time ćete si samo pogoršati preopterećenost informacijama umjesto da si olakšate, a dodatno stresirate ne samo sebe, već i tu osobu, upozorava Forbes. Kad delegirate, odaberite osobu u koju zaista imate povjerenja.
