Zašto ne pokušate s alternativama?
Zovite to 'sastancima', 'mitinzima', 'mozgalicama' ili 'kolegijima'. Možete ih održavati mjesečno, tjedno, dnevno ili kvartalno. Svi imaju nešto zajedničko: zaposlenici ih ne vole.
Možda će vas iznenaditi podatak objavljen u posljednjem Harris istraživanju, prema kojem je čak 46% ispitanika izjavilo da bi radije radili bilo što drugo nego sjedili na sastanku. 17% njih čak je izjavilo da bi radije promatrali kako se suši boja na zidu. Devet posto njih u odnosu na sastanak preferiralo bi odlazak kod zubara.
To je dovoljno loše, ali još gora od toga je količina vremena koju ispitanici provode na tim sastancima. U prosjeku, provode četiri sata tjedno na sastancima, a na pripremu za iste te sastanke otpada im 4.6 sati tjedno!
Drugim riječima, sastanci prosječnu tvrtku dnevno koštaju više nego radni dan zaposlenika. Tvrtka ili tim koji su prestali izdvajati vrijeme na sastanke povećali su svoju produktivnost za 20%.
Znači li to da treba zabraniti sastanke?
Naravno da ne. Sastanci imaju svoju vrijednost, ali samo ako su usmjereni na rješavanje konkretnog problema, inovaciju ili identificiranje mogućnosti kako jedni drugima možemo olakšati posao.
Sastanci za koje zaposlenici satima pripremaju dokumentaciju o tome kako rade svoj posao, a koju zatim moraju uobličiti u prezentaciju o svome radu, umjesto da jednostavno rade svoj posao, pravi su 'ubojice' kreativnosti.
Koja je alternativa?
1) Suradnja pomoću softvera
Komunikacija kroz određeni program svakom timu omogućava uvid u sve što ostali sudionici sastanka imaju za reći, a moguće je priložiti i dokumentaciju koju svatko u bilo kojem trenutku može pogledati. To štedi puno vremena, posebno oko pripreme dokumentacije.
2) Sastanci tijekom kojih svi stoje
Ovo je popularna praksa koja ne uklanja sastanke u potpunosti, već motivira sudionike da skrate svoje komentare, budući da nitko ne želi izdvojiti više vremena nego što je potrebno. Dodatna pogodnost leži u činjenici da je stajanje dobro za zdravlje, posebno ako radite uredski posao u kojem osam sati sjedite.
Loša strane ove prakse je da zaposlenici svejedno moraju gubiti vrijeme na pripremu podataka za sastanak, stoga je opasnost od smanjene produktivnosti i dalje prisutan. Osim toga, sastanak tijekom kojeg svi stoje traži disciplinu (svi moraju stajati, što se pojedincima možda neće dati) i točnost. Ipak, ovo je bolje rješenje od sastanka tijekom kojeg svi sjede zavaljeni u fotelje.
3) Učinite nešto zabavno, za promjenu
Jedan razlog zašto se sastanci održavaju je i približavanje timova kako bi se razmjena informacija odvijala kvalitetnije te stvorio osjećaj jedinstva. Isti rezultat možete postići uvođenjem zajedničkog doručka ponedjeljkom ili odlaska na piće nakon posla petkom. Dakle, pomoću neke ugodne radnje kojoj će se vaš tim veseliti i u kojoj će htjet sudjelovati. Umjesto da sate troše na pripremu šturih brojki, na licu mjesta moći će kreirati ideje koje će izravno doprinijeti vašem poslovanju.
Izvor: Inc.com
